5 consigli per organizzare e strutturare file e cartelle

Per incrementare la produttività e la velocità operativa è importante avere una buona gestione della documentazione. Trovare un documento può essere una sfida, soprattutto se non c’è una struttura organizzativa chiara.

Oggi vogliamo fornirti 5 consigli pratici per migliorare l’organizzazione delle tue cartelle e file, finalizzate ad avere un flusso di lavoro più snello.

1. Struttura semplice e intuitiva

Crea una struttura di cartelle che sia chiara e coerente, basata su criteri come progetti, dipartimenti o funzioni per aiutarti a navigare rapidamente e trovare i documenti senza confusione.

2. File e cartelle con nomi coerenti

Stabilisci uno standard di nomi per i tuoi elementi e che segua un formato uniforme e che contengano elementi chiave come data e nome del Progetto/Cliente.

3. Nomi specifici e non troppo lunghi

Non utilizzare nomi generici o troppo lunghi. “Contratto 1” non è un nome che ti fornisce informazioni utili. Utilizza invece nomi descrittivi che includano le informazioni essenziali per capire subito di cosa si tratta. Non utilizzare caratteri speciali.

4. Cartelle archivio

Hai concluso un progetto? Spostalo in una cartella “Archivio” per mantenere l’area di lavoro pulita e ridurre il disordine visivo.

5. Revisioni e aggiornamenti

Controlla in modo regolare la struttura delle tue cartelle per eliminare duplicati e file obsoleti.

Ma quando è il Cliente e caricare i file in modo confusionale e senza una struttura?

In questo caso puoi provare i nostri flussi di caricamento guidato della documentazione che ti permettono di richiedere il caricamento guidato di qualsiasi documentazione per ricevere file e documenti in modo strutturato e organizzato sulla base delle tue necessità.

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