Perché preferire una piattaforma di condivisione rispetto alle e-mail?

Capita molto spesso di dover recuperare un file e ritrovarsi immersi in un groviglio di allegati, risposte e inoltri; a volte si riesce a trovare quello che serve ma nel frattempo la confusione prende il sopravvento, si fanno errori e tutto si complica.

La verità è che l’e-mail va benissimo per scrivere, aggiornarsi o mandarsi due righe al volo ma quando si tratta di gestire file, lavorare insieme sugli stessi documenti o semplicemente tenere tutto in ordine non è lo strumento migliore.

Lavorare meglio è possibile, ecco perché serve più di una semplice e-mail

Per anni l’e-mail è stata lo strumento principale per comunicare, inviare file, condividere aggiornamenti e coordinarsi. Ormai è diventata un’abitudine, un punto di rifermento per tutti, facile da usare, immediata e sempre disponibile ma con il tempo e soprattutto con l’aumento della complessità del lavoro ci si accorge che non basta più, soprattutto quando iniziano a entrare in gioco più fattori (documenti, versioni, persone).

Ed è qui che entra in gioco la differenza tra usare semplicemente l’e-mail o affidarsi a una piattaforma pensata proprio per la condivisione e la collaborazione.

Di seguito di elenchiamo 4 motivi per cui una piattaforma in cloud è la soluzione migliore per la condivisione dei tuoi contenuti:

1. Organizzazione centralizzata dei documenti

Avere i documenti “un po’ ovunque” rende complicata non solo la ricerca ma soprattutto l’organizzazione del proprio tempo.

Una piattaforma di condivisione documentale offre la possibilità di avere i documenti raccolti in un unico spazio digitale e accessibile in qualsiasi momento. In questo modo tutto risulta più ordinato, chiaro e facilmente navigabile, ottimizzando la ricerca e i propri tempi operativi.

Una gestione più intelligente dei documenti renderà quindi il tuo lavoro molto più fluido, senza perdite di tempo.

2. Credibilità e autorevolezza per la tua attività

Quando i documenti vengono condivisi in modo disordinato, tra allegati sparsi, risposte infinite e versioni che si rincorrono, si finisce per creare solo confusione e quello che passa all’esterno è un’immagine non professionale.

A volte basta poco: una versione sbagliata inviata per errore, un file introvabile, un’informazione che manca. Si tratta di piccoli dettagli ma che messi insieme possono far sembrare tutto più improvvisato ed è proprio lì che si gioca la propria credibilità.

Una piattaforma di condivisione ti permette di porti diversamente agli occhi dei tuoi colleghi, clienti e partner, dimostrando organizzazione e professionalità. Il risultato? Si instaura un rapporto di fiducia dove la sicurezza dei documenti e la cura nel gestire le informazioni dona autorevolezza alla tua attività.

3. Collaborazione sincronizzata e in tempo reale

Lavorare insieme dovrebbe essere un’attività semplice ma molto spesso diventa dispendiosa dal punto di vista del tempo.

Una piattaforma di condivisione risolve il problema alla radice, ottimizzando i tempi e la comunicazione.

Collaborare significa potersi muovere insieme senza doversi passare il testimone ogni volta, questo perché tutti avranno la possibilità di accedere allo stesso documento, aggiornarlo, commentarlo o semplicemente consultarlo senza dover chiedere ogni volta. Così facendo le informazioni scorrono in tempo reale, le decisioni si prendono più velocemente e si evita quel tipico accumulo di ritardi e incomprensioni che spesso rallenta il lavoro.

4. Sicurezza e controllo degli accessi

I documenti che contengono informazioni sensibili devono essere protetti, è importante sapere esattamente chi può accedervi e cosa può farne.

Inviare file via e-mail vuol dire perderne subito il controllo perché basta un inoltro sbagliato, un destinatario in più o addirittura quello sbagliato e il documento finisce dove non dovrebbe.

Grazie a una piattaforma di condivisione invece si ha sempre il pieno controllo: ad esempio puoi decidere chi vede cosa, per quanto tempo, con quali permessi, puoi addirittura impedire il download, bloccare la modifica o revocare l’accesso in qualsiasi momento. Se dovesse succedere qualcosa si può anche risalire a chi ha fatto cosa e quando, tutto questo ti permette di lavorare con più tranquillità, dando anche più serenità a chi lavora con te.

C'è quindi un momento in cui ogni attività si ritrova davanti alla scelta: continuare a gestire tutto via e-mail oppure passare a una piattaforma collaborativa e di condivisione?

E tu, hai già fatto questa scelta? Con Kamzan hai il tuo spazio cloud dedicato alla condivisione e collaborazione con Clienti, collaboratori e Team.

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