Caso d'uso
Libri Sociali
L'ambiente di collaborazione e redazione preliminare alla verbalizzazione dei Libri Sociali obbligatori
L’integrazione con il sistema di gestione e tenuta informatica dei libri sociali digitali, fornito dal nostro partner Intesi Group, permette un flusso completo e unico a livello italiano che consente di redigere, gestire e conservare digitalmente, in maniera semplice e innovativa, i libri di impresa. Il servizio conferisce pieno valore probatorio e legale ai libri sociali delle imprese in formato digitale.
La gestione e tenuta dei libri sociali non è mai stata così semplice e completa: se normalmente si parla di dematerializzazione, con Kamzan è possibile fare un ulteriore passo avanti e operare in modalità nativa digitale già in fase preliminare e di stesura dei libri sociali, offrendo così numerosi vantaggi alle realtà aziendali.
Non è più necessario recarsi fisicamente dal Notaio per la vidimazione dei Libri Sociali digitali
Risparmio di tempo
Minore gestione cartacea che comporta dispendio di risorse e spazi fisici.
Eco-friendly
L'importanza di non utilizzare elevati quantitativi di carta è fondamentale oggigiorno.
Consecutio temporale
Marca temporale su ogni versione del documento in fase preliminare per cristallizzarne il contenuto.
Conservazione digitale
Garatisce sicurezza in caso di perdita, distruzione e sottrazione, oltre che rispetto della privacy.
Firma digitale
Processo di firma digitale integrato nella piattaforma per garantire autenticità e integrità.
Archiviazione
Consente la consultazione in ogni momento, con possibilità di esibirli in caso di necessità.
Flusso di modifica e milestone: vero e puro ambiente di versioning e redazione preliminare
Un ambiente di versioning in cui le utenze sono differenziate per tipologia, relativi permessi, e in cui un utente può operare su più Libri Sociali contemporaneamente, attraverso un workflow che mantiene tutti i soggetti interessati costantemente informati.
Attraverso la richiesta di presa in modifica, il soggetto interessato crea la sua versione definitiva. Tutti gli altri attori facenti parti del processo riceveranno una e-mail di notifica e, anche all’interno dell’ambiente di lavoro, vedranno che non sarà possibile effettuare modifiche al documento poiché un altro soggetto vi sta già operando.
Una volta terminata e creata la milestone, un altro partecipante può richiedere la presa in modica, creando così la sua nuova versione definitiva, e così via, fino a quando tutti i soggetti partecipanti non la approveranno come tale. Lo step successivo sarà, ora, la messa in conservazione del documento in formato PDF/A, in maniera automatizzata, alla quale seguirà la ricevuta di avvenuta conservazione.
WORKFLOW KAMZAN LIBRI SOCIALI
Utilizza la cartella Contributi nei Libri Sociali, con le funzioni di condivisione proprie della Virtual Data Room di Kamzan
Il servizio prevede la creazione di tre utenze distinte, ognuna con permessi differenti e puntuali: Operatore Segretario, Segretario e Membro dell’Organo Amministrativo. Possono inoltre essere create altre utenze non appartenenti a tali tipologie, le quali non partecipano attivamente alla redazione preliminare dei libri sociali, ma che sono comunque importanti perché forniscono il loro contributo nei documenti che, in fase precedente a quella di redazione, verranno utilizzati dalle utenze stabilite.
Operatore Segretario
Può gestire gli utenti, caricare i CSV con i Libri Sociali, associare utenti a gruppi e libri, lavorare a livello di presa in modifica e creazione milestone sui verbali e tutto il resto della documentazione.
Segretario
Può partecipare al workflow a 360°, richiedere la presa in modifica e la creazione di milestone.
Non può caricare i CSV dei Libri Sociali, creare utenze e la loro associarli a gruppi e Libri.
Membro dell'Organo Amministrativo
È l'utente con maggiori limitazioni.
Può unicamente visionare i verbali e tutto il resto della documentazione ma non ha i permessi per prendere in modifica e creare milestone.
Tour guidato su Kamzan Libri Sociali
Richiedi gratuitamente un tour guidato per scoprire tutte le funzionalità del nostro sistema di versioning e stesura preliminare dei Libri Sociali digitali, integrato con la soluzione di gestione e tenuta del nostro partner Intesi Group.
